新しい機器を導入する際、「本当に現場に合うのだろうか？」と迷った経験はありませんか？
課題が曖昧なまま導入を進めると、結果的に使われなくなるケースも少なくありません。
介護現場では人出不足や業務不t南尾増加が深刻化しており、これらの課題に対応するためには適切なテクノロジーの導入が不可欠です。
しかし、準備不足のまま導入すると、コストや運用面での問題が発生しやすくなります。
本記事では、課題抽出と機器選定の基本的な考え方をわかりやすく解説します。自施設に最適なソリューションを見つける第一歩としてご活用ください！
介護施設の課題抽出の基本ステップとは？
介護施設で生産性向上や業務改善に取り組む際、最も重要なステップの一つが「課題抽出」です。
しかし、「どのように課題を見つければいいのか」「どこから手をつければいいのか」と悩む施設も少なくありません。
この章では、課題抽出の基本ステップについて解説し、取り組みをスムーズに進めるための方法をお伝えします。
(1) なぜ課題抽出が重要なのか？
課題抽出は、改善活動を成功させるための最初の一歩です。
課題が不明瞭なまま改善を進めると、結果的に期待した効果が得られなかったり、機器やリソースの無駄遣いにつながることがあります。
このセクションでは、課題抽出がなぜ重要なのか、その背景と目的を解説します。
- 無駄を防ぐ：課題が不明確なまま導入すると、結果的に機器が使われなくなる可能性が高い。
- 現場に合った解決策を見つける：現場特有のニーズに合った選定が可能になる。
課題を正確に把握することで、適切な解決策が見つかりやすくなります。
次のセクションでは、具体的な課題抽出の手順を学び、現場での実践に役立てましょう。
(2) 課題抽出の手順
課題を抽出するためには、体系的な手順を踏むことが重要です。現場の課題を「見える化」し、優先順位をつけることで、具体的な改善策を導き出すことができます。このセクションでは、課題抽出を成功させるための手順とそのポイントをステップごとに解説します。
日常の業務フローを確認し、時間や手間がかかっている業務をリストアップ
例：「夜間の巡視が多い」「記録業務に時間がかかりすぎている」
現場で働くスタッフの意見をヒアリング
「どんな場面で負担を感じているか」「どの業務を効率化したいか」
可能であれば業務データや労働時間を収集し、課題を数値化
例：「夜間の訪室コールが1晩で10回」「転記の転記で、記録作業に1日2時間かかる」
解決すべき課題を優先順位付けし、最も重要な課題から取り組む
例：「夜間巡視の負担軽減を最優先」「記録業務は次のステップで対応」
課題抽出の手順を踏むことで、現場に即した効果的な改善策を明確にすることができます。
ここで学んだ手法を活用し、次のステップに進みましょう。
失敗しない機器選定のポイント
介護施設で新しい機器を導入する際、選定の失敗は避けたいものです。
導入する機器が現場の課題に合っていないと、十分に活用されず、かえって職員の負担を増やす可能性もあります。
この章では、機器選定を成功させるためのポイントと具体的な選定手順について解説します。適切な機器選定を通じて、施設全体の生産性向上につなげましょう。
(1) 機器選定のポイント
機器選定の際には、現場の課題を的確に把握し、それに対応する機能を持った機器を選ぶことが重要です。
しかし、機器の性能や価格だけで判断すると、導入後に「思ったように使えない」という事態に陥ることもあります。
このセクションでは、失敗しないための機器選定の重要なポイントを解説します。
選定する機器が、具体的な課題を解決できるかを確認
例：「夜間巡視負担を軽減」→見守りセンサーやロボットを選定
現場スタッフが負担なく使えるシンプルな設計であること
例：画面が見やすいタブレット操作、直感的なインターフェース
トラブル時の対応やメンテナンスが迅速であるかを確認。
例：メーカーが現場研修を提供する、定期的なメンテナンス契約が可能
導入コストと期待される効果を比較。
例：記録業務効率化で残業が減る→職員満足度が向上→離職率低下につながる
費用負担を軽減するため、補助金対象製品かを確認
機器選定のポイントを押さえることで、現場に適した選択が可能になります。
次は、これらのポイントを実際の選定手順に落とし込む方法を見ていきましょう。
(2) 実際の選定手順
機器選定を成功させるためには、具体的な手順を明確にし、段階的に進めることが重要です。
場当たり的に選ぶのではなく、計画的に選定を進めることで、現場での活用効果を最大化できます。
このセクションでは、機器選定の具体的な手順を順を追って解説します。
優先課題に対応できる製品をピックアップ
例：「夜間訪室の頻度を減らしたい」→A社の見守りセンサー or B社の見守りカメラ。
各製品の特徴を比較し、試用デモを実施
質問例：「事前に抽出した課題解決に適しているか？」
「施設のケア体制や入居者特性に適しているか？」
「他施設での活用事例はどうか？」
「機器の操作性や反応、施設構造との相性は？」
「費用面での懸念は解消できているか？」
短期間のトライアルを実施し、現場の反応を確認
「使いやすいか」「課題が解決されたか」を職員にヒアリング
簡単なアンケートで業務負担軽減の期待値や自由意見を収集することも有用
ネガティブな意見は一定数予測しておくこと。業務改善は全員が好意的ではないことが多い。
機器導入後の効果を測る基準を設定
設定した課題に関する数値を測定。その他関連する業務の負担軽減度合いも数値計測を実施。
例：「日中・夜間のコール発生、訪室対応が〇〇減少」「記録時間が〇〇分短縮」
適切な選定手順を踏むことで、現場のニーズに合った機器を導入できる可能性が高まります。
この手順を参考に、自施設での機器導入をスムーズに進めましょう。
成功事例：課題抽出と機器選定による結果
実際の介護現場での成功事例は、課題抽出と機器選定がどのように効果を生むかを具体的に示してくれる貴重な参考資料です。
この章では、2つの施設での成功事例を通じて、適切な課題抽出と機器選定がどのように生産性向上や職員負担軽減につながったのかを解説します。それぞれの事例から学び、自施設の取り組みに活かしてみてください。
事例1：記録業務の効率化をすすめたい
課題：記録作業に1日2時間かかり、スタッフが疲弊。超勤が常態化
解決策：クラウド型記録システムを導入
成果：記録時間が30分短縮。スタッフがケア業務に集中できる時間が増加
事例2：不要な訪室を減らして負担軽減をすすめたい
課題：コール発生が多く、訪室しないと状況がわからず身体的にも精神的にも負担感がある。
誤報が目立つため他の業務の手が止まってしまい、後の業務に響いてしまう。
解決策：離床検知機能がある見守りセンサーを導入
成果：訪室ロスの減少とともに訪室回数が30％減少。スタッフの疲労度が改善
成功事例からわかるように、課題抽出と機器選定が適切に行われれば、利用者と職員の双方に大きなメリットをもたらします。
これらの事例を参考に、自施設に合った解決策を模索し、小さな一歩から改善活動を始めてみましょう。継続的な取り組みが施設全体の成長につながります。
注意すべきポイント
課題抽出や機器選定を進める中で、成功の鍵を握るのは、計画を実行する際の注意点をしっかりと把握しておくことです。
よくある失敗を防ぐためには、現場の声に耳を傾け、導入のタイミングや方法に工夫を凝らす必要があります。
この章では、「現場の声をしっかり聞く」「一気に進めない/やるとき一度に整備する」「導入後の評価を怠らない」という3つの注意点について詳しく解説します。
これらのポイントを押さえて、効果的な改善活動を実現しましょう。
介護スタッフが納得して使える機器を選ぶことが、定着の鍵！
スモールスタートで感触を確かめることは大事
スタッフが小さな成功体験を味わうことが大事
準備を経た業務改善は、ある程度の規模で行うことでスムーズに進む
定期的に効果を振り返り、必要に応じて改善を行う
操作研修を実施しない場合、スタッフの利用率が下がるリスクがあります
注意すべきポイントを押さえることで、現場に適した導入が可能となり、機器や改善活動の効果を最大化できます。
これらの注意点を実践に取り入れながら、継続的な改善に繋げていきましょう。
小さな配慮が、施設全体の成果を大きく変える一歩となります。
まとめ
機器選定や課題抽出は、現場の課題を正確に把握しそれに対応するソリューションを選ぶプロセスです。
まずはスタッフの声を聞き、小さな成功を積み重ねながら進めていくことで、導入の成功率が大幅に向上します。
補助金やサポート体制を活用しながら、自施設に最適な解決策を見つけていきましょう！
専門家からのコメント
逢坂大輔（理学療法士・作業管理士）
大阪府介護生産性向上支援センター 業務アドバイザー
介護現場での課題抽出や機器選定は、施設の現場力を大きく向上させる重要なステップです。
これまでに多くの施設で支援を行ってきましたが、最初に取り組むべきは現場の職員の声を丁寧に聞くことだと感じています。その上で、改善計画を無理なく進めることで、職員の負担軽減と利用者の満足度向上の両立が可能になります。
この記事に書かれている内容を参考にしながら、皆さんの施設でも一歩ずつ前進していただければ幸いです。
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